Bên cạnh việc sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu, đa số các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh thường tìm kiếm các nguồn vốn huy động từ bên thứ ba như vốn tín dụng từ ngân hàng, khoản vay từ các tổ chức không phải là ngân hàng và các khoản vay từ cá nhân… Việc vay tiền đòi hỏi quan tâm đến nhiều vấn đề liên quan đến nguồn vốn như người cho vay, lãi suất, thời hạn và cách trả nợ gốc/lãi… Trong bài viết này, ERA sẽ cùng bạn tìm hiểu về khoản vay ngắn hạn là một trong các nguồn vốn huy động khác tại doanh nghiệp, bao gồm các nội dung như tài khoản nào và cách hạch toán khoản vay ngắn hạn theo thông tư 200.
Kiều Phương Thanh là một chuyên gia tài chính kế toán có hơn 10 năm kinh nghiệm. Bà là tác giả của nhiều bài viết được đánh giá cao và chia sẻ trên các diễn đàn về kế toán và tài chính tại Việt Nam.
Table of Contents
1. Vay ngắn hạn là gì:
1.1 Định nghĩa khoản vay:
Trách nhiệm vay nợ phải được xác minh thông qua việc ký kết và thực hiện các thỏa thuận, hiệp định và hợp đồng cho khoản vay.
Các khoản cho vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi với điều kiện phải mua lại tại một thời điểm cụ thể trong tương lai không được ghi vào tài khoản theo dõi khoản vay (tài khoản 341 – được trình bày chi tiết tại mục 3.1) theo quy định của điểm 1a điều 58 trong Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Các khoản tiền mượn ở dạng trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi mà bên phát hành bắt buộc phải thu hồi vào một thời điểm nhất định trong tương lai được coi là một công cụ nợ. Theo quy định kế toán tài chính trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản tiền mượn theo hai hình thức này không được xem là khoản vay. Do đó, chúng phải được xem là một khoản đầu tư của bên cho vay.
1.2 Vay ngắn hạn:
Theo quy định của Điều 58 trong Mục 1b của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay và nợ thuê tài chính được phân loại theo thời hạn trả nợ là ngắn hạn hoặc dài hạn.
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.
Dưới đây là các quy định liên quan đến thời gian cho vay tiền của khách hàng tại tổ chức tín dụng và chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, được cấp bởi Ngân hàng Nhà nước thông qua Thông tư 39/2016/TT-NHNN vào ngày 30/12/2016:
“Điều 10. Loại cho vay
Tổ chức tín dụng xem xét quyết định cho khách hàng vay theo các loại cho vay như sau:
Cho vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay tối đa 01 (một) năm.
Cho vay trung hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 01 (một) năm và tối đa 05 (năm) năm.
Cho vay dài hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 05 (năm) năm”
Đối với các chủ thể cho vay khác như các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng, các cá nhân thì không có quy định cụ thể của pháp luật về thời hạn vay.
Chú ý rằng quy định trong Thông tư 39/2016/TT-NHNN về khoản cho vay ngắn hạn “có thời gian cho vay cao nhất 01 (một) năm” chỉ áp dụng cho lĩnh vực ngân hàng, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý đến điều này.
Những khoản tiền mượn sẽ phải trả trong vòng 1 năm kể từ khi báo cáo tài chính được lập sẽ được xem là các khoản vay ngắn hạn trong lĩnh vực kế toán tài chính đối với công ty.
2. Đặc điểm và phân loại vay ngắn hạn
2.1. Đặc điểm:
Các khoản cho vay ngắn hạn là những khoản vay mà doanh nghiệp hoặc bên vay phải trả trong vòng 12 tháng tiếp theo sau khi lập Báo cáo tài chính. Chúng chủ yếu được sử dụng để tài trợ cho tài sản dễ dàng chuyển động hoặc nhu cầu sử dụng vốn trong thời gian ngắn của doanh nghiệp, hộ sản xuất hoặc cá nhân.
2.2. Phân loại vay ngắn hạn:
2.2.1 Phân loại theo chủ thể cho vay (bên cho vay):
Tại đây, tổ chức cho vay có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế, cung cấp nguồn vốn thông qua các khoản vay từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Doanh nghiệp có thể thiết lập mối quan hệ tín dụng với một hoặc nhiều tổ chức này. Những tổ chức này có khả năng cung cấp nguồn vốn lớn và lãi suất hợp lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được vay vốn, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về minh bạch tài chính, khả năng thanh toán nợ và sở hữu tài sản đảm bảo.
Không có nhiều tiền được cho vay từ các doanh nghiệp không thuộc tổ chức tín dụng. Việc cho vay thường chỉ diễn ra giữa các công ty có quan hệ đối tác hoặc liên kết dựa trên lòng tin hoặc mối quan hệ trong kinh doanh. Tổng số tiền được vay từ chủ thể này không đáng kể.
Hình thức cho vay cá nhân thường chỉ diễn ra khi có mối quan hệ gắn bó như công ty cho vay của các cổ đông, người đóng góp vốn, lãnh đạo công ty hoặc người thân của những cá nhân này. Thời gian vay thường ngắn và nhằm giải quyết nhu cầu sử dụng vốn nhanh chóng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổng số vốn vay từ chủ thể này lại không quá lớn.
2.2.2 Phân loại theo hình thức bảo đảm: (căn cứ vào tính chất có bảo đảm của khoản vay)
Đảm bảo bằng tài sản thuộc quyền sở hữu của người vay hoặc một bên khác.
Thường áp dụng hình thức bảo đảm này khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.
Bên vay phải sử dụng tài sản do mình sở hữu hoặc của một bên khác để đặt cược cho bên cho vay như là tài sản đảm bảo cho khoản vay. Loại bảo đảm này.
Để tính toán giá trị cho vay, tổ chức cho vay sẽ thực hiện đánh giá giá trị tài sản thế chấp. Việc định giá này có thể do tổ chức cho vay tự thực hiện hoặc thuê một công ty định giá. Tuy nhiên, việc định giá tài sản cần đảm bảo tính khách quan, trung thực và phù hợp với giá thị trường của tài sản đó. Nếu định giá quá cao sẽ gây tổn thất cho tổ chức cho vay, còn nếu định giá quá thấp sẽ ảnh hưởng đến số tiền được vay của người vay.
Người cho vay sẽ xác định số tiền cho vay dựa trên giá trị của tài sản được định giá. Thông thường, các tổ chức tài chính sẽ cấp khoản vay từ 40% đến 70% giá trị tài sản thế chấp.
Vấn đề cần chú ý đối với việc thanh toán số tiền mượn, xử lý tài chính, thuế liên quan đến khoản vay và chi phí lãi suất. Có thể bạn quan tâm.
Đảm bảo bằng tài sản được hình thành trong tương lai từ số tiền vay.
Thường áp dụng hình thức bảo đảm này khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.
Bên cung cấp vốn có thể yêu cầu doanh nghiệp sử dụng tài sản được hình thành từ nguồn tài trợ của bên đó để đảm bảo cho khoản vay khi khách hàng không có tài sản đảm bảo hoặc tài sản không đáp ứng được yêu cầu của bên cung cấp vốn.
Thường sử dụng phương pháp này cho việc vay trung và dài hạn, đôi khi vay ngắn hạn cũng có thể được bảo đảm bằng cách đưa tài sản thế chấp là hàng hóa được nhập kho sau khi vay.
Thường thì bên cung cấp dịch vụ cho vay yêu cầu khách hàng đầu tư vào một chương trình bảo hiểm để đảm bảo việc trả nợ trong tương lai. Bên cung cấp dịch vụ cho vay sẽ là người được hưởng lợi từ chương trình bảo đảm này. Đồng thời, bên cung cấp dịch vụ cho vay cũng yêu cầu khách hàng chuyển toàn bộ giấy tờ sở hữu tài sản và ký cam kết bảo quản tài sản.
Vay tiền không thế chấp:
Khoản tiền vay không có bảo đảm bằng tài sản, có nghĩa là bên vay phải trả lại tiền mà không có tài sản để đảm bảo cho bên cho vay hoặc một bên thứ ba cung cấp dịch vụ vay tín chấp. Thường thấy hình thức này xảy ra khi doanh nghiệp vay từ các tổ chức hoặc cá nhân không phải là ngân hàng. Thường có mối quan hệ xã hội giữa bên cho vay và bên vay (như đối tác, quan hệ liên kết hoặc bên liên quan).
2.2.3 Phân loại theo phương thức cho vay:
Hiện nay, có hai cách cho vay cơ bản nhất là:
Người cho vay và người vay sẽ thống nhất một giới hạn vay cố định trong một khoảng thời gian nhất định khi thực hiện việc cho vay theo giới hạn đó. Bất kỳ lúc nào, người vay có thể vay và trả nhiều lần nhưng tổng số nợ vay không được vượt quá giới hạn đã được thống nhất.
Cách thức cấp vay mỗi lần là khi người vay phải hoàn tất thủ tục và trình bày kế hoạch sử dụng số tiền vay cho từng mục đích. Phương thức cấp vay trực tiếp từng lần được thực hiện theo phương pháp này.
Ngoài hai hình thức chủ yếu trên, còn có một số hình thức vay khác như vay thấu chi, vay trả góp….
3. Phương pháp kế toán các khoản vay ngắn hạn tại doanh nghiệp
3.1. Vay ngắn hạn là tài khoản nào?
Quy trình giám sát và ghi sổ về các khoản nợ ngắn hạn được trình bày trên tài khoản 311 khi các công ty tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính trong quá khứ.
Kế toán không giám sát các khoản vay ngắn hạn trên tài khoản riêng biệt khi chuyển sang thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo chỉ dẫn 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, thay thế chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Tất cả các khoản vay của doanh nghiệp được ghi nhận tại tài khoản 341 – “Vay và nợ thuê tài chính”. Tuy nhiên, tài khoản 341 không theo dõi các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu và phát hành cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại tại một thời điểm nhất định, theo như đã nêu tại mục 1a.
Cách tổ chức tài khoản 341 được quy định trong thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính bao gồm 2 tài khoản cấp 2:
Theo dõi và ghi sổ các khoản vay của doanh nghiệp được thực hiện trên tài khoản 3411.
Để thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, kế toán cần kết chuyển số dư. Điều này phải được thực hiện trước đó.
“Điều 126. Chuyển đổi số dư trên sổ kế toán
– Số dư tài khoản 311 – Nợ ngắn hạn, tài khoản 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả, tài khoản 342 – Nợ dài hạn chuyển sang tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính;”
3.2. Hạch toán khoản vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Các khoản cho vay của công ty (bao gồm cả khoản cho vay ngắn hạn) được ghi nhận tại tài khoản 3411, như đã được đề cập ở phần 3.1. Một số hoạt động cơ bản theo quy định của Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính bao gồm:
(A) Vay tiền. (B) Vay dựa trên tài sản đảm bảo. (C) Vay bằng chứng từ chứng minh tiền gửi.
Khi vay bằng tiền Đồng Việt Nam (chuyển vào quỹ hoặc đặt tiền tại Ngân hàng), hãy ghi lại:
Công nợ tài khoản 111 – Tiền mặt (1111).
Dư nợ tại Tài khoản 112 – Tiền gửi của Ngân hàng (1121).
Tài khoản 341 – Cho vay và nợ thuê tài chính (3411).
– Trường hợp vay bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:.
Công nợ tài khoản 111 – Tiền mặt (1112) (vay để nhập quỹ).
Dư nợ tài khoản 112 – Tiền gửi tại Ngân hàng (1122) (tiền được gửi vào Ngân hàng).
Hiện tại đang tồn tại một số trách nhiệm tài chính đối với các tài khoản 221, 222 (đã được sử dụng để đầu tư vào các doanh nghiệp con, đồng thời liên quan đến liên kết và liên doanh).
Nợ tài khoản 331 – Cần thanh toán cho người bán (vay để trả trực tiếp cho người bán).
Công nợ TK 211 – Tài sản cố định (TSCĐ) vật chất (vay mua TSCĐ).
Công nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Tài khoản 341 – Cho vay và nợ thuê tài chính (3411).
Ghi chú rằng, chi phí thẩm định hồ sơ và kiểm toán có liên quan trực tiếp đến khoản vay và không được tính vào lãi vay phải trả.
Còn nợ tài khoản số 241 và 635.
Có các tài khoản 111, 112, 331.
Ghi lại nếu có thể khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, để vay trực tiếp từ người bán để mua hàng tồn kho và tài sản cố định, hoặc để thanh toán cho việc đầu tư xây dựng cơ bản.
Các khoản nợ trong tài khoản 152, 153, 156, 211, 213, 241 (chưa tính thuế GTGT) đã được ghi nhận.
Nợ tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình (giá mua chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng).
Khoản nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng có thể được trừ (1332).
Có tài khoản số 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
Bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, giá trị tài sản cố định mua sắm, xây dựng được ghi nhận nếu không khấu trừ được thuế giá trị gia tăng đầu vào. Chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định kế toán tương tự bút toán ở mục a là chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả).
Nêu rõ: Liên quan đến thiết lập cơ sở, cá nhân bán hàng hoặc nhận thầu có thể tiếp nhận khoản vay để thanh toán hoặc tạm ứng chi phí.
Đang nợ các tài khoản 331, 641, 642 và 811.
TK 341 – Cho vay và cho thuê tài chính (3411).
D) Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, ghi:.
Còn nợ các tài khoản 221, 222, 228.
Có tài khoản số 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
Bộ phận kế toán đang xử lý việc đầu tư vào đơn vị khác, trong đó công ty mẹ đang đầu tư vào công ty con. Có thể bạn có sự quan tâm đến vấn đề này.
3.3. Trình bày thông tin về khoản vay ngắn hạn trên báo cáo tài chính
Nhân viên kế toán chỉ phát hiện và phân loại một khoản tiền vay được coi là ngắn hạn vào thời điểm tạo báo cáo tài chính từ khía cạnh xử lý thông tin. Sau đó, các khoản vay sẽ được trình bày dưới dạng Vay và Nợ thuê tài chính ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán nếu chúng phải trả về trong vòng 12 tháng kể từ ngày tạo báo cáo tài chính.
>>Xem thêm thông tin về cách lập Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong bài viết Hướng dẫn.
Theo quy định của Điều 112, Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã hướng dẫn về việc trình bày chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn. Hướng dẫn cũng đề cập đến cách lập và trình bày Bảng cân đối kế toán trong năm.
Vay và nợ cho thuê vốn tài chính trong thời gian ngắn (Mã số 320) (thuộc danh mục Nợ ngắn hạn).
Chỉ số này phản ánh tổng giá trị các khoản vay của doanh nghiệp, cùng với nợ đến hạn thanh toán không quá 12 tháng của các tổ chức tài chính, công ty và đối tượng khác tại thời điểm báo cáo. Dữ liệu để tính chỉ số này dựa trên số dư Có của tài khoản 341 và 34311 (gồm các khoản nợ đến hạn thanh toán trong 12 tháng tới).
Các doanh nghiệp nên chú ý và giám sát kỹ khi xác định các khoản vay được phân loại là ngắn hạn để có thể xác định chính xác giá trị của chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320).
Tất cả các khoản vay có thời gian vay dưới 1 năm.
Các khoản cho vay phải được trả trong vòng tối đa 12 tháng tính từ thời điểm báo cáo.
Doanh nghiệp được yêu cầu trình bày nguyên tắc ghi nhận các khoản vay và nợ thuê tài chính trong báo cáo tài chính. Họ cũng phải theo dõi chi tiết từng khoản vay để ghi nhận giá trị một cách cẩn thận. Ngoài ra, họ còn phải tuân thủ các quy định liên quan đến việc ghi nhận khoản vay và nợ thuê tài chính.
Ví dụ:.
Phân loại các chỉ tiêu về vay và nợ thuê tài chính như sau, tại ngày 31/12/2021, công ty A đã tính toán (dựa trên sổ kế toán của công ty A có ghi nhận số dư 8.100 triệu đồng của hai khoản vay):.
Đơn vị được tính bằng triệu đồng.
| STT | Nội dung khoản vay | Số dư ngày 31/12/2021 | Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn | Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn |
| 1 | Vay Ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc | 4.000 | 4.000 | |
| 2 | Vay Ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng; lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng | 4.100 | 1.200 | 2.900 |
| CỘNG | 8.100 | 5.200 | 2.900 |
Giải thích:.
| Khoản vay | Giải thích |
| Vay ngân hàng ngày 10/9/2021; thời hạn vay 9 tháng; số tiền vay 4.000 triệu đồng; chưa trả gốc | – dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.000 triệu đồng – toàn bộ là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn vì thời hạn vay 9 tháng, tính đến thời điểm phải trả còn khoảng gần 5 tháng |
| Vay ngân hàng ngày 01/6/2021; thời hạn vay 48 tháng; số tiền vay 4.800 triệu; đã trả 700 triệu đồng | – dư nợ tại ngày 31/12/2021 là 4.100 triệu đồng – lịch trả nợ 100 triệu đồng/tháng, nên số tiền phải trả trong năm 2022 (thời hạn dưới 12 tháng) là 1.200 triệu đồng – giá trị phải trả từ năm 2023 (thời hạn trên 12 tháng) là 2.900 triệu đồng 🖛 Chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn tính là 1.200 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ ngắn hạn); chỉ tiêu Vay và nợ thuê tài chính dài hạn tính là 2.900 triệu đồng (thuộc chỉ tiêu tổng hợp Nợ dài hạn trên Bảng cân đối kế toán) |
Để hoàn thành tốt mọi công việc liên quan đến kế toán, mong rằng bạn đã hiểu rõ các nguyên tắc kế toán về việc vay ngắn hạn. Bài viết đã giới thiệu đến bạn đọc khái niệm về khoản nợ vay, phân loại nợ theo thời hạn và phương pháp kế toán cho các giao dịch vay ngắn hạn. Ngoài ra, bài viết cũng hướng dẫn cách trình bày chỉ tiêu về Vay và Nợ thuê tài chính ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán thông minh với các tính năng tiên tiến như MISA AMIS – một phần mềm kế toán trực tuyến, có thể hỗ trợ cho quá trình thực hiện hạch toán các bút toán của kế toán. Phần mềm AMIS Kế toán cũng là một trong những công cụ hỗ trợ kế toán, với khả năng tự động hạch toán từ hoá đơn và bảng excel. Việc sử dụng phần mềm này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường năng suất kế toán mà không cần phải thực hiện nhập liệu thủ công.
Cung cấp giải pháp quản lý kế toán tài chính toàn diện, gồm tính năng đơn giản và thông minh cùng độ chính xác an toàn, phần mềm kế toán trực tuyến MISA AMIS đáp ứng nhu cầu kế toán của doanh nghiệp.
- Liên kết giữa các thành phần trong cơ cấu hệ thống: ngân hàng trực tuyến, Cục Thuế, phần mềm quản lý doanh số và nhân sự giúp cho việc thực hiện các nghĩa vụ thuế, hoạt động suôn sẻ và hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp.
- Tất cả các thao tác kế toán cần thiết có 20 loại theo quy định của TT133 & TT200, gồm Quỹ, Ngân hàng, Mua sắm, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập dữ liệu từ hóa đơn điện tử và cũng có thể nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp giảm thiểu thời gian nhập các chứng từ và tránh những lỗi không đáng có. Chức năng tự động nhập liệu của công cụ này rất hữu ích.
- Đưa ra quyết định liên quan đến tài chính của công ty có thể được thực hiện đúng thời hạn nhờ vào sự hỗ trợ của mạng internet, cho phép nhân viên kế toán và các quản lý doanh nghiệp có thể làm việc từ bất kỳ đâu và trong mọi thời điểm.
Để tăng hiệu quả quản lý kế toán, bạn có thể tham khảo bản demo phần mềm kế toán trực tuyến MISA AMIS và sử dụng thử miễn phí trong vòng 15 ngày.
