Nhân Viên Điều Phối Là Gì Và Tất Tần Tật Về Công Việc Điều Phối Viên

85

Ngày đăng: 21/06/2022 | Không có trả lời.

Ngày update: 10/02/2023.

Bạn có thường nghe rất nhiều về cụm từ “điều phối” và “điều phối viên”, đặc biệt là trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và vận tải, logistic?

Cụ thể, công việc của nhân viên điều phối là gì và nhiệm vụ của họ là gì? Hãy cùng Glints Việt Nam khám phá chi tiết hơn về công việc của những người điều phối viên này!

Nhân viên điều phối là gì?

Các nhân viên điều phối đảm nhiệm các nhiệm vụ như lập kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình hoạt động trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Mỗi khi có một sự kiện hoặc công việc cần sự phối hợp từ nhiều bên, người điều phối sẽ đảm nhận vai trò chính, đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của sự kiện hoặc công việc đó.

Công việc sẽ được điều phối bởi một người phụ trách, người này sẽ chia thành nhiều đầu việc nhỏ hơn, sau đó sắp xếp và giao phân công cho các thành viên tham gia.

Họ cũng là những người theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề để đảm bảo công việc diễn ra đúng hẹn và đúng thời điểm.

Nghề điều phối viên tương đương với quản lý, tuy nhiên không có sự phân chia cấp bậc rõ ràng hơn. Một cách để giải thích về vai trò của nhân viên điều phối là xem họ như một người quản lý không có chức danh.

Công việc cụ thể của điều phối viên là gì?

Mảng công việc đối ngoại

Cùng hợp tác với đối tác để xác định mục tiêu công việc và đề ra chiến lược thích hợp nhằm đảm bảo công việc đạt được hiệu quả theo yêu cầu của đối tác.

Phối hợp cùng điều phối viên của đối tác trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ. Thực hiện việc liên kết giữa đội ngũ của hai bên đối tác và công ty của tôi.

Bảo tồn và mở rộng quan hệ với đối tác, khách hàng và các nhà cung cấp.

Mảng công việc đối nội

Kế hoạch cụ thể và dự trù tất cả các yêu cầu cần thiết để triển khai kế hoạch bao gồm nhân sự, chi phí, thủ tục và gửi lên cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo và kiểm duyệt.

Hợp tác với các phòng ban khác trong công ty để thực hiện các hoạt động nội bộ.

Trong quá trình phân công nhiệm vụ, tương tác và trao đổi thông tin với nhân viên, đồng thời cung cấp giải thích về công việc và giải đáp các thắc mắc liên quan.

Công việc được theo dõi liên tục, báo cáo tiến độ và các vấn đề đến cấp trên. Nhân viên được đẩy mạnh để hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác và nhanh chóng.

Thực hiện đồng thời cả hai vai trò là chỉ đạo và thực hiện công việc.

Thực hiện nhiệm vụ điều phối sao cho các phần tử, cá nhân và các công việc được phối hợp một cách trôi chảy.

Qua việc tiếp nhận phản hồi từ các bên liên quan, hệ thống sẽ tiến hành điều chỉnh và cải thiện quá trình làm việc để đạt hiệu suất tốt hơn.

Quy trình chuẩn của nhân viên điều phối 2022

Mỗi dự án, mỗi công ty sẽ có các yêu cầu và tiêu chuẩn riêng cho điều phối viên. Tuy nhiên, chúng ta có thể áp dụng một quy trình tổng quan, chuẩn mà tất cả người đảm nhận vị trí này cần thực hiện trong công việc.

Hãy xác định mục tiêu mà bạn cần đạt được và lập kế hoạch cụ thể. Bạn cần xác định thời gian và tài nguyên cần thiết như nhân sự, công cụ, thiết bị, v.V.

Sau đó, bạn hãy xây dựng một kế hoạch tổng quan về công việc cần thực hiện trong ba giai đoạn chính: giai đoạn trước khi bắt đầu, giai đoạn thực hiện và giai đoạn sau khi hoàn thành dự án.

Lên kế hoạch chi tiết: Sau khi hoàn thành kế hoạch sơ bộ, bạn cần tiến hành triển khai thành các công việc cụ thể. Tổ chức công việc một cách hợp lý để đảm bảo sự diễn ra chính xác và đúng thời hạn.

Hãy đảm bảo ghi chú chi tiết tất cả các yếu tố cần chuẩn bị, mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá và đặt thời hạn rõ ràng cho các nhiệm vụ.

Việc lên kế hoạch nên được tiến hành sau khi có sự tham gia và đóng góp ý kiến từ tất cả các bên liên quan, nhằm đảm bảo tính khách quan và sự phối hợp tốt nhất.

Sau khi hoàn thành kế hoạch, hãy tiến hành phân công nhiệm vụ cho tất cả các bên tham gia. Đảm bảo rằng hướng dẫn được đưa ra một cách rõ ràng để tránh các lỗi không mong muốn.

Hãy đảm bảo luôn kiểm soát chất lượng và tiến độ triển khai để xử lý sự cố bất ngờ kịp thời.

Mức lương của nhân viên điều phối có cao không?

Vị trí nhân viên điều phối đang rất được ưa chuộng trên thị trường lao động hiện nay. Nhu cầu cho vị trí này không chỉ nằm trong các ngành tổ chức sự kiện và vận tải, mà còn lan rộng sang hầu hết các công ty trong mọi lĩnh vực.

Mức lương cho vị trí điều phối viên thường dao động từ 7 đến 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như tính chất công việc, quy mô công ty và số năm kinh nghiệm của bạn.

Mức lương cho chuyên viên điều phối có thể dao động từ 10-30 triệu đồng/ tháng hoặc có thể cao hơn tùy thuộc vào năng lực của bạn.

Bạn có thể thăng tiến lên vị trí điều phối viên sau khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một cơ hội hấp dẫn cho bạn!

Kỹ năng không thể thiếu nếu muốn trở thành nhân viên điều phối giỏi

Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý

Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý nhân sự triển khai theo đúng kế hoạch là vô cùng quan trọng đối với một điều phối viên.

Để thành công trong việc lên kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả, bạn cần nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, phát triển khả năng quan sát, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề nhanh chóng, bình tĩnh trong các tình huống khó khăn.

Kỹ năng truyền đạt thông tin

Khi đã hoàn thành một kế hoạch tốt, bạn cần phải có khả năng truyền đạt kế hoạch này cho những người thực hiện trực tiếp.

Những việc nhầm lẫn và không rõ ràng khi truyền tải thông tin có thể dẫn đến những sai lầm khó khắc phục sau này. Khi điều này diễn ra liên tục, nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và uy tín cá nhân của bạn.

Kỹ năng quản lý quỹ thời gian

Khi làm nhân viên điều phối, bạn phải quản lý danh sách công việc được thực hiện bởi nhiều bên khác nhau. Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ, đúng thời hạn và giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong mọi khâu.

Bạn cần luôn sở hữu kỹ năng quản lý thời gian để điều phối công việc cá nhân và các nhiệm vụ trong dự án.

Kỹ năng cập nhật về công nghệ

Việc điều phối một vị trí có khối lượng công việc lớn sẽ trở nên thuận tiện hơn nếu bạn có khả năng áp dụng công nghệ vào công việc đó.

Việc sử dụng một loạt các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.V., Và các mạng xã hội khác sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối với mọi người và thu thập thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Hơn nữa, các ứng dụng về quản lý, ghi chú cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc đó.

Kỹ năng giao tiếp

Công việc của nhân viên điều phối là liên lạc và tương tác với nhiều người có các thân phận, tính cách và chuyên môn khác nhau. Nói một cách tổng quát, nhiệm vụ chính của bạn là tạo sự giao tiếp giữa con người và con người.

Để đạt thành công trong việc giao tiếp với đối tác, bạn cần thiết phải thể hiện khả năng thống nhất ý tưởng và hiểu rõ mong muốn của họ. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch chính xác.

Bạn luôn cần sự phối hợp và giúp đỡ từ nhiều phòng ban và cá nhân khác nhau để đạt được mục tiêu.

Có khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm không cần thiết, đồng thời thực hiện tốt vai trò kết nối, phân tích, hướng dẫn và giải đáp khi gặp khó khăn.

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong vai trò của một điều phối viên, vì công việc chỉ có thể hoàn thành khi có sự hợp tác của mọi thành viên trong dự án.

Có khả năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn điều phối công việc một cách dễ dàng thông qua sự hợp tác và hỗ trợ của tất cả mọi người.

Công việc nhân viên điều phối hot nhất 2022

Nhân viên điều phối đơn hàng

Công việc điều phối đơn hàng là một công việc phổ biến và không quá phức tạp, phù hợp với sinh viên năm cuối muốn tìm hiểu và trải nghiệm nghề này mà chưa có nhiều kinh nghiệm.

Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên phân phối đơn hàng bao gồm:

Kế hoạch cần được lên sao cho việc vận chuyển hàng hóa từ nguồn sản xuất đến điểm tiêu thụ diễn ra một cách chính xác và nhanh chóng.

Giải quyết và giảm thiểu tối đa tình trạng chậm trễ giao hàng hoặc hàng tồn đọng tại kho.

Mức lương của nhân viên điều phối đơn hàng sẽ phụ thuộc vào mức độ công việc và quy mô doanh nghiệp, dao động từ 7-13 triệu đồng mỗi tháng.

Nhân viên điều phối vận tải

Vị trí nhân viên điều phối vận tải đòi hỏi mức độ khó cao và đòi hỏi sự vất vả hơn, phù hợp cho các bạn nam. Nhiệm vụ chính của vị trí này bao gồm:

Nhận thông tin đơn hàng, sau đó tìm kiếm phương tiện vận chuyển phù hợp.

Đảm bảo theo dõi chặt quá trình vận chuyển cho đến khi hàng hóa đến nơi một cách an toàn.

Đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng thời gian và đầy đủ số lượng cùng chất lượng.

Mức lương cho vị trí này có khoảng từ 5 đến 8 triệu đồng mỗi tháng. Theo thâm niên, mức lương có thể tăng lên và đạt tới 25 triệu đồng mỗi tháng.

Nhân viên điều phối sự kiện

Bất cứ sự kiện nào, dù nhỏ hay lớn, đều cần có một người điều phối. Người này sẽ giám sát quá trình tổ chức sự kiện từ việc chuẩn bị cho đến khi kết thúc, nhằm đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thành công.

Mức lương cho vị trí này sẽ từ 3-4 triệu đồng/tháng với nhân viên mới, từ 7-10 triệu đồng/tháng với nhân viên có kinh nghiệm 1-2 năm. Đối với những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, mức lương sẽ cao hơn và dao động từ 13-18 triệu đồng/tháng.

Bên cạnh mức lương, bạn cũng có thể nhận được các khoản thưởng thêm lên đến 50-100% mức lương hàng tháng.

Nhân viên điều phối kho

Nhân viên phụ trách quản lý kho thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

Chịu trách nhiệm đối với việc nhập, xuất và vận chuyển hàng hóa trong kho.

Công việc hàng ngày của giám sát và điều phối nhân viên phụ kho bao gồm: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, lên hàng xe tải, lên hàng container, và nhiều công việc khác.

Tạo đánh dấu thực tế cho từng khu vực, các thông tin hàng hóa trên mỗi pallet.

Mỗi ngày, kiểm tra số lượng hàng tồn kho và gửi báo cáo cho Thủ kho. Đảm nhiệm việc sắp xếp và điều động hàng hóa theo nguyên tắc FEFO & FIFO thực tế.

Hiện tại, lương của nhân viên kho dao động từ 7 đến 15 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của họ.

Nhân viên điều phối dự án

Công việc này yêu cầu người điều phối phải có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án mà họ tham gia.

Bạn sẽ hợp tác với người quản lý dự án để thực hiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch, phân công và kiểm soát tiến độ dự án. Ngoài ra, bạn sẽ phải giải quyết các thắc mắc và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Mức lương của nhân viên điều phối dự án hiện nay dao động từ 8-40 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên.

Nhân viên điều phối logistic

Vị trí này chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động liên quan đến việc giao dịch hàng hóa xuất – nhập khẩu như:

Quản lý thời gian chuyến tàu, thông quan và vận chuyển hàng hóa đến kho của khách hàng.

Xuất bản hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và tiến hành thanh toán.

Quản lý chi phí vận chuyển hàng hóa, tìm cách giảm chi phí hoạt động sau khi giao hàng hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh.

Đây là một nghề nghiệp ổn định với mức thu nhập khá hấp dẫn: 8 – 20 triệu đồng/tháng.

Kết luận.

Glints hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích và giải đáp câu hỏi về vai trò và yêu cầu của một nhân viên điều phối, cũng như những kỹ năng và phẩm chất cần có để trở thành một điều phối viên.

Công việc của nhân viên điều phối là một công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự thử thách và có tiềm năng phát triển cao. Nếu bạn đang quan tâm đến việc khám phá lĩnh vực này và bắt đầu sự nghiệp của mình, hãy tìm hiểu ngay các vị trí phù hợp được cập nhật hàng ngày trên Glints.

Tác Giả