Thư điện tử hiện nay đã trở thành một khái niệm quen thuộc với hầu hết mọi người. So với việc gửi thư tay thông qua bồ câu hoặc sử dụng dịch vụ bưu điện, thư điện tử đã trải qua những cải tiến đáng kể. Hãy cùng BKNS khám phá định nghĩa và lợi ích của thư điện tử trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày trong bài viết này nhé.
Table of Contents
Thư Điện Tử Là Gì?
Thư điện tử, còn được gọi là hòm thư điện tử (email/ e-mail), là một cách để gửi và nhận tin nhắn giữa những người dùng sử dụng các thiết bị điện tử. Điều này có thể được thực hiện giữa các thiết bị di động, laptop, máy tính hoặc bất kỳ thiết bị nào được kết nối với internet. Với việc sử dụng một phần mềm chuyên dụng để nhận và gửi thư, bạn có thể gửi thư bất kỳ lúc nào mà bạn muốn.
Vào những năm 60, thư điện tử bắt đầu được sử dụng với một số hạn chế. Đến giữa những năm 70, thư điện tử đã có hình dạng giống như ngày nay.
≫>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Lưu trữ Email là gì?
Lợi Ích Của Thư Điện Tử
Trước khi có thư điện tử, việc gửi thư thông qua bưu điện là phổ biến. Tuy nhiên, hình thức gửi thư bằng tay này có một số hạn chế.
Với sự phát triển của thư điện tử, tất cả các hạn chế trước đây đã được giải quyết và nó còn mang lại những lợi ích tuyệt vời hơn so với việc gửi thư thông thường.
Không phụ thuộc thời gian, địa điểm gửi/ nhận thư
Bạn có thể gửi thư bất cứ lúc nào, dù là lúc 9h sáng hay 12h đêm. Ngay cả khi bạn đang leo núi hoặc tận hưởng chuyến đi cáp treo, bạn vẫn có thể gửi một bức thư điện tử đến người bạn thân. Chỉ cần bạn có thiết bị kết nối internet và phần mềm tạo email, bạn sẽ không cần phải đi ra bưu điện để đưa thư vào hòm.
≫>> Xem thêm: Email hosting cơ bản.
Độ bảo mật cao
Một lá thư thông thường bị niêm phong bằng một miếng giấy có thể dễ dàng bị đọc trộm nếu bạn không dán kỹ. Hoặc nếu lá thư bị rách hoặc ướt, nội dung có thể bị mất hoặc bị thay đổi.
Với thư điện tử, không ai có thể truy cập và đọc nội dung bức thư của bạn trừ khi bạn chia sẻ mật khẩu hòm thư cho họ.
Không cần phải lo lắng về việc thư điện tử bị ướt hay nhòe chữ, chỉ cần kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi thư.
Thời gian gửi/ nhận thư ngay lập tức
Nếu bạn có một đường truyền Internet mạnh và liên tục, bạn sẽ có thể nhận được thư ngay lập tức khi người gửi gửi đi. Điều này rất hữu ích khi cần gửi các công văn, tài liệu quan trọng. Người nhận sẽ nhận được ngay để tiến hành công việc.
≫>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tạo và cài đặt tài khoản email outlook.
Gửi cùng lúc cho nhiều người một cách đơn giản
Gửi thư tay đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian và nỗ lực để sao chép thư, mua tem và gửi chúng đến nhiều người ở nhiều địa chỉ khác nhau.
Không cần làm thế với thư điện tử. Chỉ cần soạn thảo nội dung và gửi cho nhiều người cùng lúc. Thao tác đơn giản và không phức tạp.
Khả năng gửi được nhiều nội dung đa dạng
Với thư thông thường, bạn chỉ có thể gửi lời nhắn, ảnh hoặc bưu thiếp. Nhưng với email, bạn có thể gửi chữ, video, hình ảnh và âm thanh. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của người nhận/gửi.
Không lo thất lạc thư
Khi gửi thư qua đường bưu điện, việc thất lạc thư là một sự cố không ai mong muốn. Nó không chỉ gây phiền toái mà còn có thể tiềm ẩn nguy cơ để lộ thông tin quan trọng trong thư.
Với việc sử dụng thư điện tử, bạn không cần phải lo lắng về việc mất mát thông tin do địa chỉ gửi được xác định rõ ràng từ tài khoản cá nhân của bạn đến người nhận. Ngoài ra, việc gửi thư không thông qua bất kỳ trung gian nào cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin không mong muốn.
Gửi thư hoàn toàn miễn phí
Không cần sử dụng tem thư, bạn có thể gửi những thông điệp yêu thương đến những người thân ở xa một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể gửi thư miễn phí cho đối tác hoặc đồng nghiệp nhiều lần trong ngày.
Chỉ cần bạn có một thiết bị kết nối internet và phần mềm gửi/đọc email, bạn có thể làm bất cứ điều gì.
Tạo dấu ấn cá nhân với địa chỉ thư khác biệt
Việc bạn đặt địa chỉ thư cá nhân cho mình là một yếu tố làm cho bức thư của bạn nổi bật hơn so với các bức thư khác.
Nhiều người thích sử dụng tên của mình làm địa chỉ email như huyenthanh234@gmail.Com, tuanvu9911@yahoo.Com, quynhnguyen556@bkns.Vn,….
Có một số người thích sử dụng biệt danh hoặc đặc điểm nhận dạng để làm cho địa chỉ email của họ dễ nhớ hơn: tuancrual@gmail.Com, quynhdoll@gmail.Com, huynbabe@gmai.Com,….
Không cần quan tâm bạn chọn tên gì. Một lưu ý nhỏ ở đây là sử dụng địa chỉ email phù hợp với mục đích sử dụng.
Trong việc trao đổi công việc, nhiều người thường ưu tiên sử dụng địa chỉ email cơ bản để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khi gửi nội dung cá nhân, nhiều người lại thích sử dụng địa chỉ email với tên miền là biệt danh của mình.
Nhược Điểm Của Thư Điện Tử
Bên cạnh những lợi ích nêu trên, thư điện tử cũng có một số hạn chế nhất định.
Luôn cần có kết nối mạng để có thể gửi hoặc nhận thư.
Dễ bị nhiễm virus phá hủy tài nguyên máy tính trong các file đính kèm.
Nguy cơ gian lận qua email.
Dù có thông báo, tuy nhiên khó khăn để đảm bảo rằng người nhận sẽ nhận và đọc được thư sau khi gửi.
Bực mình vì vấn đề thư rác, thư quảng cáo.
Mặc dù email có nhược điểm, nhưng nó cũng có nhiều lợi ích vượt trội hơn, là lý do tại sao ngày càng nhiều người sử dụng nó.
Phần Mềm Gửi Thư Điện Tử Phổ Biến
Nhu cầu sử dụng thư điện tử đang ngày càng tăng cao, có nhiều lựa chọn phần mềm thư điện tử đa dạng.
Có thể liệt kê một số nền tảng phổ biến như: Gmail, Yahoo (nay đã ngừng hoạt động), Microsoft Outlook, Yandex Mail,….
Một số đơn vị cung cấp thư điện tử dành riêng cho nội bộ, chỉ cho phép người trong tổ chức sử dụng, nhằm đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thư gửi.
Kết Luận
BKNS đã gửi cho bạn thông tin về thư điện tử, bao gồm khái niệm, lợi ích và các phần mềm gửi thư chuyên dụng phổ biến. Chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích.
Đừng quên ghé thăm trang web chính của BKNS thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất và nhận những ưu đãi hấp dẫn nhé.
