Table of Contents
KPI là gì?
KPI, tức là chỉ số hiệu suất chính, là một giá trị có thể đo lường để chứng minh mức độ hiệu quả của các mục tiêu kinh doanh mà công ty đặt ra. Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công trong việc đạt được mục tiêu. KPI cấp cao tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.
KPI được giảm dần từ các mục tiêu cấp cao. Ví dụ: Mục tiêu tổng thể của công ty bạn là tăng doanh thu 20% trong năm nay. Sau đó, các lãnh đạo bộ phận riêng lẻ xác định các thành phần cụ thể của mục tiêu đó mà nhóm của họ trực tiếp kiểm soát và thiết lập KPI để đánh giá sự đóng góp của nhóm họ vào mục tiêu đó.
NẾU BẠN LÀ CHỦ DOANH NGHIỆP HOẶC NGƯỜI QUẢN LÝ.
Xem tất cả và tìm hiểu về nhiều bảng biểu, file báo cáo từ nhân viên là mất thời gian.+ Các báo cáo sẵn có trên crm không giúp bạn biết được các biện pháp cần thực hiện để tăng doanh số từng khu vực, chi nhánh.+ Dữ liệu khách hàng được phân tán trên các nền tảng khác nhau và bị trùng lặp, điều này làm cho việc quản lý số lượng thực sự trở nên khó khăn.
Nếu bạn đang phải đau đầu cho những vấn đề trên thì chúng tôi sẽ “mách” cho bạn một cách tiết kiệm thời gian nhưng vô cùng hiệu quả. “Hãy kéo tất cả số liệu bán hàng từ các kênh Marketing và Sales về một nơi duy nhất bằng một cách nào đó hoan toàn tự động. Chỉ cần thông qua một hệ thống báo cáo, trong đó chứa tất cả số liệu của doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng đánh giá và so sánh hiệu quả bán hàng hơn rất nhiều.
Để có thể xây dựng được một hệ thống báo cáo hoàn toàn tự động, có đầy đủ các chỉ số cần thiết và được trực quan hóa thành các biểu đồ, đồ thị, hỗ trợ cho việc đánh giá, so sánh thì ĐỪNG BỎ LỠ buổi tư vấn miễn phí từ chuyên gia A1 Digihub.
Xây dựng một hệ thống báo cáo kinh doanh phù hợp nhất với công ty của bạn.
KPI được sử dụng để làm gì?
KPI được áp dụng cho hai mục đích chính.
Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc như một người quản lý trong một nhóm dịch vụ khách hàng. Mục tiêu của công ty bạn trong năm này là tăng doanh thu lên 20%. Vì vậy, bạn cần xây dựng một kế hoạch mạnh mẽ để đảm bảo nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu của công ty.
Để đạt mục tiêu tăng trưởng 20%, công ty cần giảm tỷ lệ khách hàng tham gia từ 2,5% xuống 1% trong quý này. Nhóm của bạn sẽ tập trung vào giải quyết các yêu cầu hỗ trợ một cách nhanh chóng. Bạn tin rằng nếu chỉ mất 3 giờ để giải quyết yêu cầu thay vì 12 giờ như trước đây, việc hoàn thành mục tiêu này sẽ trở nên khả thi.
Sau đó, chỉ số tổng thể của nhóm là thời gian xử lý vé của bạn. Bằng cách đặt mục tiêu giảm thời gian xử lý vé từ 12 giờ xuống còn 3 giờ, nhóm của bạn đã lên kế hoạch để hành động nhằm giúp công ty giảm thời gian gián đoạn – và từ đó tăng doanh thu.
Đầu tiên, để đánh giá sự đóng góp của mỗi nhân viên đối với mục tiêu, bạn có thể xem xét việc đặt mục tiêu cụ thể (KPI) cho từng thành viên trong nhóm.
Giả sử bạn đang mở rộng nhóm của mình từ bốn thành viên lên tám thành viên và nhận được 800 vé hàng tuần. Bên cạnh việc đặt chỉ tiêu KPI về thời gian xử lý trong ba giờ, bạn cũng có thể đặt chỉ tiêu KPI cho từng thành viên trong nhóm, yêu cầu họ phải giải quyết 100 phiếu hàng tuần.
Cách xác định KPI
Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Hiệu quả trong KPI được coi là “chìa khóa” vì mọi KPI phải liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể với một đơn vị đo hiệu suất. KPI thường bị nhầm lẫn với các số liệu kinh doanh. Mặc dù thường được sử dụng với cùng một ý đồ, KPI cần được xác định dựa trên các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi. Sau khi đã xác định KPI, ta có thể tuân thủ các bước sau đây:
Để các KPI hoạt động, điều quan trọng là phải xác định chúng đúng cách.
Mục tiêu “tăng doanh thu” và mục tiêu “tăng doanh thu 20% trong năm nay” có những khác biệt đáng kể. Nếu chỉ đặt mục tiêu “tăng doanh thu”, mức tăng doanh thu 1 đô la có thể được chấp nhận và nhân viên sẽ không có động lực để thay đổi công việc hiện tại của họ.
KPI cần được định rõ để mọi nhóm và cá nhân có thể hiểu rõ mục tiêu và thời gian cần hoàn thành. Vì vậy, KPI thường tuân theo các tiêu chí SMART.
Xác định KPI theo mô hình SMART
Khi xác định KPI theo phương pháp này, bạn có thể đảm bảo rằng kết quả sẽ thuộc vào hai nhóm: đạt hoặc không đạt.
Quy trình chung để thiết lập KPI cho doanh nghiệp
Đặt Mục tiêu Công ty> Đặt Mục tiêu Phòng ban> Đặt KPI cho Nhóm và Cá nhân.
Khi bạn đặt các mục tiêu cho nhóm, bạn có thể sử dụng KPI THÔNG MINH để đánh giá. Một số ví dụ về KPI THÔNG MINH cho mục tiêu “đạt 50% tăng trưởng khách hàng tiềm năng trong nước” có thể bao gồm:
Mỗi chỉ số hiệu suất này được áp dụng đặc biệt cho bộ phận tiếp thị, có thể đo lường một cách dễ dàng, có thể được giao cho nhóm hoặc cá nhân cụ thể và có thời hạn. Về tính khả thi của mỗi yếu tố, đó là một cuộc thảo luận mà các nhà lãnh đạo phải tiến hành với nhóm của mình.
Nếu nhóm nhận ra rằng KPI không thực tế, chúng ta cần điều chỉnh để phản ánh sự thực tế hơn (ví dụ: “chúng ta có thể cập nhật bài đăng blog cũ hai tuần một lần”) hoặc thực hiện các thay đổi để làm cho KPI trở nên thực tế hơn (ví dụ: “Chúng ta sẽ tuyển dụng một nhà văn mới”).
Cách đo lường KPI, hiệu quả dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính
Nếu bạn đã dành thời gian để xác định KPI SMART, chỉ số bạn sử dụng để đo lường tiến độ và hiệu suất phải được xác định như một phần của KPI của bạn.
Các KPI tiếp thị mẫu mà chúng tôi đã xác định ở trên sẽ được sử dụng để theo dõi và đo lường một cách rõ ràng.
Các công cụ cụ thể mà bạn có thể sử dụng để đo lường KPI sẽ phụ thuộc vào hệ thống mà nhóm và nhân viên của bạn sử dụng để thực hiện công việc của mình. Đối với nhóm tiếp thị, Google Analytics có thể được áp dụng để đo lường KPI, trong khi đó nhóm bán hàng có thể tận dụng CRM và nhóm hỗ trợ có thể sử dụng báo cáo bàn trợ giúp.
Khi các nhóm của bạn đạt được tiến bộ trong việc đạt được KPI của họ, bạn có thể đánh giá xem mỗi KPI và các nhiệm vụ liên quan có thực sự đóng góp vào việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cấp cao hơn hay không.
Một số KPI phổ biến cho phòng Marketing & Sale
KPI Marketing
Tuy nhiên, trong tiếp thị, có nhiều nhóm chuyên gia chuyên tập trung vào các chiến lược và kênh cụ thể. Bạn có thể có nhân viên chuyên về tiếp thị nội dung, tiếp thị qua email, tiếp thị trên mạng xã hội, quảng cáo PPC hoặc SEO.
KPI Sale
Bạn cần làm gì sau khi xác định các chỉ số quan trọng?
Được rồi, bây giờ bạn đã xác định tất cả các chỉ số hiệu suất chính của mình, bây giờ thì sao?
Báo cáo KPI
Dù bạn chia sẻ báo cáo KPI hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay tất cả những điều trên, việc thiết lập một nền tảng báo cáo KPI tốt là yếu tố quan trọng để đạt được thành công. Tại A1 Digihub, chúng tôi không chỉ theo dõi một số KPI mà còn đi sâu hơn để theo dõi tất cả các biện pháp và hoạt động có thể ảnh hưởng đến KPI đó.
Ví dụ: Nếu A1 theo dõi Doanh thu định kỳ hàng tháng, chúng tôi biết rằng sẽ có những yếu tố như # Quantity Lead, # lượt đăng ký thành công và nhiều biện pháp khác ảnh hưởng đến sự thành công của doanh thu định kỳ hàng tháng. Do đó, chúng tôi theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng mới hàng ngày thông qua báo cáo email gửi vào 8 giờ sáng hàng ngày. A1 cũng có một bảng điều khiển để theo dõi các hoạt động chính, đảm bảo việc bắt đầu dùng thử sản phẩm diễn ra suôn sẻ và hàng tháng chúng tôi theo dõi số lượng trang tổng quan hoàn thành thành công bởi nhóm khách hàng thành công.
Bảng điều khiển KPI
Với sự phổ biến ngày càng tăng của bảng điều khiển KPI trong các tổ chức phát triển nhanh như SaaS và các doanh nghiệp dựa trên đám mây, chúng đại diện cho một định dạng tiêu dùng, cho phép cá nhân xem xét dữ liệu của họ trong thời gian thực, trong khi các báo cáo thường là ảnh chụp nhanh cụ thể trong vài giây.
Một trong những trường hợp phổ biến nhất của việc sử dụng công cụ bảng điều khiển KPI là trong các công ty khởi nghiệp, nơi mà những người chia sẻ các biện pháp hiệu suất tổ chức cốt lõi của họ để đạt được sự đồng bộ từ tất cả nhân viên. Khi bạn đi qua văn phòng của họ, bạn sẽ thấy TV được đặt gần các đội làm việc cụ thể để làm nổi bật các kết quả đang diễn ra ngay lập tức, ví dụ như số lượng vé hỗ trợ đã được giải quyết vào hôm nay hoặc số lượng chiến thắng mới.
Vậy còn những thước đo hiệu quả kinh doanh chính?
Nếu hiệu suất là mục tiêu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn, bạn cần tổ chức mình như thế nào để đạt được điều đó? Đo lường hiệu suất theo định nghĩa của Wikipedia là quá trình thu thập, phân tích và báo cáo thông tin liên quan đến hiệu suất của cá nhân, nhóm, tổ chức, hệ thống hoặc thành phần.
Vì vậy, các chỉ số hiệu quả kinh doanh có thể được coi là một phương pháp để đo lường tác động và hiệu quả của một hành động hoặc kết quả đối với các chỉ số hiệu suất chính của bạn. Trước khi lựa chọn và xác định các chỉ số hiệu quả kinh doanh, người quản lý và lãnh đạo cần biết cách viết chúng. Có nhiều tài liệu và nghiên cứu tuyệt vời về chủ đề này, bao gồm cả Andrew Neely từ Đại học Cambridge, người đã viết về thiết kế chỉ số hiệu suất. Bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp cận có cấu trúc bằng cách xem qua danh sách câu hỏi để xem xét khi xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất của bạn.
Kết luận
Sau khi đã nắm bắt được ý nghĩa của KPI và xác định được các chỉ số KPI quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bạn, bước tiếp theo là đo lường chúng.
